عطر الجنه
كاتب محترف
تلجأ العديد من الجهات لتنظيم المعارض و المؤتمرات، حتى تقوم بالنشاطات التي تستهدف مخاطبة الجماهير، لأنها من أكثر الوسائل الفعالة لتوصيل رسائل ومعلومات معينة أو لعمل دعاية للمنتجات، والبعض ينظمها لتبادل الأفكار وتكوين علاقات متميزة والتفاعل المباشر بين الهيئات والجمهور.
استراتيجية تنظيم المعارض والمؤتمرات
عند التفكير في تنظيم المعارض و المؤتمرات، يجب أن يتضمن استراتيجيات محددة حتى يتم ضمان نجاحها، ومن أهم هذه الاستراتيجيات:
– تجميع المعلومات والقضايا المطروحة لمناقشتها خلال المعرض أو المؤتمر– اختيار الموقع والمكان المناسب
– تحديد الهدف والجمهور المستهدف
– تنظيم جيد للمشاركة خلال المعارض أو المؤتمرات
– مراعاة تنظيم الجدول الزمني للمعرض أو المؤتمر
– التواصل مع الجهات الإعلامية التي ستغطي الحدث
– إقامة نشاطات ترفيهية أو احتفالية داخل المعرض أو المؤتمر
– الحرص على توزيع عدد من الهدايا أو المطبوعات التذكارية
– عمل استطلاع للرأي حتى يتعرف على أهم الإيجابيات والسلبيات حول المعرض أو المؤتمر
خطوات تنظيم المعارض والمؤتمرات
تحديد جدول الأعمال
– يجب وضع جدول زمني للمؤتمر أو المعرض وتحديد عدد ساعات إقامته بمعنى تحديد الساعة التي سيبدأ فيها المعرض أو المؤتمر وتحديد الساعة التي سينتهي فيها
– العمل على جدولة وقت المتحدثين الرسميين
– إقامة ورش عمل تتكون من مجموعات صغيرة
– وضع خطة لتقديم وجبات كاملة أو خفيفة للمشاركين في المؤتمر أو المعرض
– عمل جولة أو حفل عشاء بعد الانتهاء من جدول أعمال المؤتمر أو المعرض.
حساب ميزانية المعارض والمؤتمرات
تحتاج إقامة المعارض والمؤتمرات إلى الكثير النفقات لذلك يجب اتباع العديد من الحسابات لتحديد ميزانية إقامتهم ومنها:
– تحديد النفقات المتغيرة مثل عدد المندوبين والنفقات الثابتة مثل المكان
– تحديد فئات النفقات على أساس برنامج المؤتمر
– تحديد ميزانية المكان والمتحدثين وفريق العمل
– تحديد تكلفة التأمين والتسويق والمشروبات والطعام مع الضرائب الحكومية
– حساب كافة مصادر الدخل المحتملة مثل التسجيل والدعاية والإعلان.
مكان انعقاد المعارض والمؤتمرات
عند اختيار مكان انعقاد المؤتمر يجب مراعاة عدة اعتبارات لتسهيل حضور عدد كبير من المشاركين ومنها:
– عدد الأشخاص المشاركين في المؤتمر.
– توفير مكان لوقوف السيارات.
– اختيار مكان ملائم حتى يوفر سبل ووسائل الراحة لكل الحاضرين.
– توفير مكان حيوي وقريب من وسائل النقل والمطارات والفنادق.
– يفضل أن يتم عقد المؤتمر في مركز خاص بالمؤتمرات في فندق يحتوي على قاعات خاصة لعقد المؤتمرات
نصائح مهمة لنجاح تنظيم المعارض والمؤتمرات
– التخطيط المبكر للمؤتمر بحيث يتم البدء من قبلها على الأقل بثمانية أشهر أو أكثر
– يجب حجز العديد من الأماكن وحجز وجبات الطعام قبلها بشهر.
تشكيل لجنة مكونة من أكثر من ثلاثة أشخاص حتى تقوم هذه اللجنة باتخاذ القرارات الخاصة بهذا المؤتمر
– اختيار منسق للمؤتمر ويكون هذا الشخص هو المسئول عن كافة القرارات الأساسية.
– إذا كان المؤتمر تم تكراره وتنظيمه من قبل فيمكن اختيار المنسق للمؤتمر السابق أو يقوم المنسق الجديد بالاستفسار منه عن بعض المعلومات من أجل المساعدة في تسهيل التخطيط.
– تحديد الأهداف المطلوبة والتي يجب تحقيقها من هذا المؤتمر.
– اختيار المدينة التي سيتم عقد المؤتمر فيها وتحديد التاريخ.
– تحديد اسم المؤتمر عند الإعلان عنه والبحث عن أفكار للاسم من خلال البحث عن مؤتمرات مشابهة
خطوات متبعة لتنظيم مؤتمر ناجح وفعال
– عقد اجتماع مع الشركاء حتى يتم تحديد الهدف الرئيسي من المؤتمر.
– تقييم المؤتمر عن طريق نموذج إلكتروني أو ورقة تقييم للمشاركين في المؤتمر.
– أن يتم أخذ جولة في المؤسسة قبل موعد المؤتمر للتأكد والاطمئنان على تجهيزات المؤتمر وأن كل الأمور على ما يرام.
عشر خطوات هامة لتنظيم معرض ناجح وفعال
– تحديد الهدف من إقامة المعرض.
– أن يتم وضع الميزانية الخاصة بالمعرض بكافة تكاليفها.
– العمل على جذب الرعاة والممولين للمعرض.
– أن يتم تحديد خطة تسويقية جيدة .
– معرفة القوانين واللوائح الخاصة بإقامة المعرض حتى يتم إصدار التصاريح المطلوبة.
– أن يتم التنسيق مع إحدى المطاعم الخمس نجوم لتقوم بتوفير الوجبات والمأكولات طوال أيام المعرض.
– أن يتم تحديد ديكور المعرض ويجب الحرص على أن يكون بسيط ومنسق
– يجب الاستفادة من خدمات الفرق التطوعية التي تدعم تنظيم المعرض.
– أن يتم إرسال الدعوات للإعلاميين والمؤسسات الصحفية حتى يعلم الجميع بموعد انطلاق فعاليات المعرض.
– إنشاء صفحة خاصة بالمعرض على جميع وسائل التواصل الاجتماعي وتحديثها بمعلومات وأخبار وفعاليات المعرض حتى يساعد على انتشاره ونجاحه
